Aby vás firemní dokumenty nezavalily. Víte, jak je správně skladovat?

Jako podnikatel musíte uchovávat celou řadu dokumentů, některé dokonce až po dobu 30 let. Abyste nemuseli schraňovat každou účtenku, pojďme si nejprve říct, kterých základních dokumentů se týká zákonná archivace.

• Platíte DPH? Pak musíte doklady, které souvisejí s platbou DPH, skladovat 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
• Pokud si vedete účetnictví, musíte archivovat účetní závěrky a výroční zprávy 10 let od konce účetního období, kterého se týkají. Stejně tak máte povinnost archivovat účetní doklady, knihy, inventurní soupisy a další účetní záznamy, ale v tomto případě jen po dobu 5 let.
• A co když se jako podnikatel stanete i zaměstnavatelem? Pak se raději obrňte trpělivostí, protože například mzdové listy nebo jiné účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění musíte skladovat 30 let.
• Jako drobný podnikatel, který neplatí DPH ani nemá žádné zaměstnance, se vás týká povinnost archivovat veškeré doklady, které jsou potřebné k daňové kontrole. A to tři roky ode dne, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového přiznání. Jen pozor, z různých důvodů se tato lhůta může prodloužit až na 10 let.

Podrobnosti a aktuální informace si snadno dohledáte v jednotlivých zákonech, které myslí na archivaci dokumentů (Zákon o účetnictví; Zákon o archivnictví a spisové službě; Zákon o dani z přidané hodnoty; Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení).

Jde to i online?

Naštěstí ne všechny účetní písemnosti musíte mít fyzicky v šanonu, některé stačí mít uložené v elektronické formě. Jen si ohlídejte, aby takové dokumenty byly v souladu se zákonem o elektronickém podpisu, který říká, že i elektronický dokument musí splňovat požadavky na zajištění neměnnosti, právní odpovědnosti a doby vzniku. Tyto dokumenty tak musíte opatřit elektronickým podpisem a/nebo kvalifikovaným časovým razítkem. Oba mají omezenou dobu platnosti, tak si ji nezapomeňte včas prodloužit.

Využijte firemní sklady

Rozrůstající se podnik i kvůli archivaci firemních dokumentů zabere čím dál tím víc místa. Proč však hledat větší, a tudíž i dražší kanceláře jen proto, abyste je zaplnili nevzhlednými regály na šanony a zaprášenými krabicemi? Naštěstí existuje elegantní řešení v podobě našich firemních skladů, které si za rozumný poplatek můžete pronajmout, na jak dlouhou dobu potřebujete. Naše skladovací kóje si najdete hned na třech místech v Praze (Holešovice, Vysočany, Žižkov). Jsou zabezpečené kamerovým systémem a máte do nich přístup 24/7. Své účetní písemnosti, ale třeba i nepotřebný kancelářský nábytek nebo zboží pro váš e-shop tak můžete uschovat na zcela bezpečném a čistém místě. Navíc pro ještě větší klid duše vám obsah skladu automaticky pojistíme v rámci nájemní smlouvy, takže se opravdu není čeho bát.

Jak na archivaci dokumentů?

Takže už zhruba víte, jaké dokumenty musíte skladovat, díky Perfect Storage máte i dostatek prostoru pro archivaci, teď už jen zbývá ohlídat si, jakým způsobem firemní dokumenty uložit, aby vám vydržely v dobré fyzické kondici. I v tomto případě platí poučka, že pořádek dělá přátele. Jednotlivé listy papíru vyrovnejte do šanonu, nezapomeňte vše označit štítky, abyste v budoucnu patřičný dokument snadno dohledali. Šanony můžete následně vyskládat do archivačních krabic, které jsou speciálně uzpůsobené na to, aby pojmuly hned několik šanonů. Takto připravené krabice skladujte na rovném povrchu v místě s přiměřenou teplotou a vlhkostí. Přímé sluneční záření nebo vysoká vlhkost by vašim dokumentům neudělala dobrou službu. Pokud byste se vysoké vlhkosti nedokázali vyhnout, zabalte krabice do plastových pytlů.